Tên giao dịch đối ngoại : HaTay import export join stock company.
Tên giao dịch : UNIMEX-HA TAY
Trụ sở chính đóng tại 210 Quang Trung-Hà Đông –Hà Tây.
Công ty Cổ phần Xuất_Nhập khẩu Hà Tây là doanh nghiệp được tổ chức và
hoạt động theo luật Doanh nghiệp. Công ty Cổ phần Xuất_Nhập khẩu Hà
Tây có đầy đủ tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập , tự chịu trách
nhiệm về toàn bộ hoạt động của mình, có con dấu riêng, có tài khoản tại Ngân
hàng Ngoại thương Việt Nam, Ngân hàng Công thương Hà Tây, Ngân hàng
Nông nghiệp Hà Tây.
Công ty Cổ phần Xuất_Nhập khẩu Hà Tây có chức năng, nhiệm vụ chủ yếu là
kinh doanh buôn bán hàng xuất nhập khẩu phục vụ nhu cầu tiêu dùng và lao
động của nhân dân.Trải qua nhiều năm hoạt động kinh doanh trên lĩnh vực
xuất nhập khẩu, Công ty Cổ phần Xuất_Nhập khẩu Hà Tây hiện nay đã có
quan hệ buôn bán xuất nhập với nhiều nước trên thế giới, với phương châm
coi trọng chữ tín chất lượng kinh doanh, Công ty ngày càng nhiều bạn hàng
hợp tác tin cậy. Bên cạnh đó Công ty cũng không ngừng cố gắng tìm kiếm,
nghiên cứu nhằm mở rộng thị trường để nâng cao kết quả hoạt động kinh
doanh. Lịch sử phát triển của Công ty cùng với sự phát triển của đất nước, sự
thay đổi của của nền kinh tế, Công ty Cổ phần Xuất_Nhập khẩu Hà Tây
không ngừng tự đổi mới, nâng cao năng lực của bản thân để vượt qua mọi
thách thức khó khăn, để trụ vững và phát triển. Cho đến nay Công ty đã được
Đảng và Nhà Nước trao tặng Huân chương Lao động và nhiều bằng khen của
Bộ Thương mại cũng như của tỉnh Hà Tây.
1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh
Để phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ mới trong nền kinh tế thị trường,
đồng thời cùng với sự phát triển của Công ty và sự chuyển đổi cơ cấu quản lý
kinh tế mới thì bộ máy Công ty cũng không ngừng thay đổi để thích nghi và
Nguyễn Thị Thu Hường Kế toán 45C
5
phát triển song hành. Ngày nay, toàn Công ty có toàn bộ hơn 100 cán bộ công
nhân viên giàu kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình trong công
tác chuyên môn, luôn quan tâm đến việc rèn luyện trau dồi công tác chuyên
môn để phù hợp hơn với các điều kiện kinh tế mới đồng thời góp phần đưa
Công ty tiến đến những bước phát triển cao hơn.
Công ty tổ chức bộ máy quản lý hoạt động quản lý kinh doanh xuất
nhập khẩu hàng hoá theo mô hình Công ty Cổ phần. Chịu trách nhiệm cao
nhất là Chủ tịch Hội đồng quản trị: do Hội đồng quản trị của Công ty bầu ra
trong số các thành viên của là người có sổ cổ đông cao nhất. Chủ tịch Hội
đồng quản trị có nhiệm vụ điều hành tổ chức và chịu trách nhiệm về hoạt
động của Hội đồng quản trị.
Bên cạnh đó để kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động quản lý, chính sách chế độ
về tài chính kế toán thì tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Hà Tây đã tự
xây dựng cho mình Ban kiểm soát. Ban kiểm soát là tập hợp cán bộ Do đại
hội đồng cổ đông bầu ra là những người có trình độ chuyên môn về tài chính
kế toán, pháp luật, phẩm chất đạo đức tốt, trung thực thật thà, liêm khiết.
Tuy nhiên người trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động hàng ngày của Công
ty là Giám đốc công ty. Giám đốc do Hội đồng quản trị bầu ra để thực hiện
các quyết định của Hội đồng quản trị, thực hiện các kế hoạch kinh doanh,
phương án đầu tư ngắn hạn, dài hạn của Công ty; kiến nghị Hội đồng quản trị
về tổ chức bộ máy quản lý điều hành và số lượng các nhân viên quản lý,
phương án bố trí cơ cấu tổ chức, sắp xếp lao động và quy chế quản nội bộ
Công ty, đề xuất những biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và
quản lý cuả Công ty, báo cáo Hội đồng quản trị tình hình và kết quả hoạt
động của Công ty. Giám đốc Công ty có thể uỷ quyền, uỷ nhiệm cho các phó
Giám đốc hoặc người khác thay mình giải quyết một số việc của Công ty và
phải chịu trách nhiệm pháp lý về uỷ quyền, uỷ nhiệm của mình. Hiện nay
Nguyễn Thị Thu Hường Kế toán 45C
6
Công ty gồm hai phó Giám đốc bao gồm: một phó Giám đốc thường trực và
một phó Giám đốc phụ trách công việc kinh doanh. Phó Giám đốc có nhiệm
vụ giúp việc, hỗ trợ cho Giám đốc nhằm đưa ra các quyết định kinh doanh
đúng đắn.
Dưới sự điều hành quản lý cuả ban giám đốc Công ty, bộ máy quản lý được
phân chia thành hệ thống các phòng ban như sau:
Phòng kế hoạch thị trường: hoạch định công tác xuất nhập khẩu theo
các kế hoạch 5 năm, 10 năm, xây dựng chiến lược định hướng phát triển thị
trường, phát triển sản xuất kinh doanh của toàn Công ty báo cáo việc thực
hiện kế hoạch với cấp trên. Kiểm tra các hợp đồng, thẩm định các phương án
kinh doanh, đề xuất ý kiến với Ban Giám đốc Công ty về định hướng.
Phòng kế toán tài chính: có nhiệm vụ điều hoà, phân phối, tổ chức sử
dụng nguồn vốn kinh doanh gắn với việc bảo toàn phát triển và nâng cao hiệu
quả sử dụng vốn. Đồng thời phòng còn có trách nhiệm ghi chép đầy đủ, phản
ánh kịp thời và chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt
động quản lý tổ chức kinh doanh vào sổ sách kế toán có liên quan theo đúng
chế độ của Bộ Tài chính. Định kỳ hàng quý, năm phân tích kết quả hoạt động
kinh doanh của từng hợp đồng, tính toán và trích nộp đầy đủ các khoản thuế
các khoản phải nộp Ngân sách cấp trên, trích phân phối thu nhập, lập các báo
cáo quyết toán của Công ty. Phòng kế toán Công ty còn có nhiệm vụ hướng
dẫn tổ chức kiểm tra các chế độ nguyên tắc tài chính kế toán, việc hạch toán
của các đơn vị trực thuộc.
Phòng tổ chức hành chính: tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức
hành chính cụ thể như: Xây dựng tổ chức sắp xếp cán bộ công chức của Công
ty cũng như của các đơn vị trực thuộc; quy hoạch cán bộ và đào taọ bồi dưỡng
nâng cao năng lực cán bộ công nhân viên; làm công tác khác: quản lý hồ sơ
cán bộ viên chức, làm hồ sơ tiếp nhận, nghỉ hưu, thôi việc, thuyên chuyển
Nguyễn Thị Thu Hường Kế toán 45C
7
khen thưởng và kỷ luật cán bộ. Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác
hành chính quản trị như xây dựng phương án bảo vệ, đảm bảo công tác an
ninh, an toàn và trật tự cơ quan. Thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ quản
lý bảo quản dấu Công ty, dấu chức danh; đảm bảo nhu cầu vật chất cho công
tác điều hành, đảm bảo công tác vệ sinh môi trường làm việc của Công ty.
Phòng nghiệp vụ kinh doanh: có trách nhiệm thực hiện kinh doanh tổng
hợp các mặt hàng xuất nhập khẩu, nhận uỷ thác xuất nhập khẩu của toàn thể Công ty.
Văn phòng đại diện chi nhánh trực thuộc Công ty: Hiện tại Công ty Cổ
phần Xuất_Nhập khẩu Hà Tây có 3 hệ thống chi nhánh đại diện chính thức:
một chi nhánh đặt ngay tại Công ty, một chi nhánh tại huyện Ba Vì, một chi
nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh. Công ty cũng đang có dự kiến sẽ mở thêm
một chi nhánh đại diện tại khu vực miền trung để phục vụ cho công tác luân
chuyển nhanh chóng hàng hoá thuận tiện hơn trên cả ba vùng miền của cả
nước. Các chi nhánh làm công tác chuyên kinh doanh các mặt hàng xuất
khẩu, gia công mặt hàng xuất khẩu và kinh doanh thương mại nội địa. Các chi
nhánh này được phép hạch toán định mức, hàng quý gửi báo cáo kế toán về
văn phòng kế toán Công ty để tổng hợp số liệu.
Bộ máy hoạt động quản lý kinh doanh của Công ty Cổ phần Xuất_ Nhập khẩu
Hà Tây được khái quát qua sơ đồ sau:
Nguyễn Thị Thu Hường Kế toán 45C
8
Sơ đồ 01: Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty
Nguyễn Thị Thu Hường Kế toán 45C
: Quan hệ chỉ đạo
: Quan hệ nghiệp vụ
9
Hội đồng quản trị
Chủ tịch HĐQT
Giám đốc
Ban kiểm soát
Kế toán
trưởng
Phó Giám đốc
thường trực
Phó Giám đốc
Kinh doanh
Phòng
Tài
chính
kế
toán
Phòng
Tổ
chức
hành
chính
Phòng
nghiệp
vụ kinh
doanh
Phòng
kế
hoạch
thị
trường
Chi nhánh tại
Công ty
Chi nhánh tại
Hồ Chí Minh
Chi nhánh tại
Ba Vì
1.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Do đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh là một Công ty có mô
hình hoạt động trên phạm vi rộng, kinh doanh đa chủng loại mặt hàng, thị
trường kinh doanh tương đối lớn, bao gồm nhiều đơn vị trực thuộc, chi nhánh
nằm cách xa Công ty. Vì vậy để đảm bảo tính chủ động, độc lập trong kinh
doanh và đảm bảo chất lượng hạch toán nên Công ty tổ chức tổ chức bộ máy
kế toán theo hình thức tập trung. Tức là ở các đơn vị trực thuộc, các chi nhánh
có tổ chức bộ máy kế toán riêng hạch toán định mức và thực hiện toàn bộ
công việc kế toán phát sinh tại đơn vị mình để định kỳ lập các báo cáo kế toán
gửi về văn phòng kế toán tại Công ty. Phòng kế toán tại Công ty có trách
nhiệm thu nhận, kiểm tra các báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc gửi
lên cùng với các báo cáo kế toán phần hành công việc kế toán ở văn phòng
Công ty để lập báo cáo tổng hợp toàn Công ty.
Công tác phân công lao động kế toán của Công ty được sắp xếp, bố trí
tổ chức rất phù hợp với năng lực công tác và trình độ chuyên môn của từng
người. Nhân sự của phòng kế toán nói riêng và toàn Công ty nói riêng đã
được lựa chọn, tinh giảm; trình độ nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ kế toán khá
cao, cán bộ kế toán có kinh nghiệm tốt, có ý thức trách nhiệm đạo đức và kỷ
luật cao. Hơn nữa, tổ chức lao động kế toán trong Công ty được phân công
mỗi người một phần hành kế toán giúp cho công tác kế toán được chuyên
môn hoá, giúp cho mỗi người có điều kiện tìm hiểu đi sâu vào nghiệp vụ của
mình góp phần đạt hiệu quả công tác. Phòng kế toán tại công ty bao gồm bốn
kế toán viên:
Kế toán trưởng (trưởng phòng kế toán): là người đứng đầu phòng kế
toán. Kế toán trưởng có chức năng: tham mưu cho Giám đốc Công ty trong
lĩnh vực Tài chính_kế toán để phục vụ cho việc ra quyết định quản lý, xây
dựng các kế hoạch thu chi tài chính, quản lý và sử dụng các nguồn vốn một
Nguyễn Thị Thu Hường Kế toán 45C
10
cách hợp lý nhằm bảo toàn và phát triển vốn, thực hịên nghĩa vụ với Nhà
nước, quyết toán tài chính, quan hệ với ngân hàng và các cơ quan tài chính
khác. Đi đôi với chức năng trên thì nhiệm cụ của kế toán trưởng là: quản lý
cán bộ công nhân viên trong phòng , đề xuất và báo cáo Giám đốc để giải
quyết mọi quyền và lợi ích của nhân viên. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc
và Nhà nước về mọi mặt công tác tài chính kế toán. Nắm vững kế hoạch kinh
doanh hàng quý, năm, lập kế hoạch thu chi tài chính, đề xuất các giải pháp
nhằm tạo điều kiện kinh doanh được ổn định. Kiểm tra thường xuyên doanh
thu và các khoản chi phí, thực hiện đầy đủ các yêu cầu trong quan hệ tài chính
ngân hàng. Thường xuyên báo cáo với Ban Giám đốc tình hình thực hiện tài
chính trong hoạt động kinh doanh của Công ty.
Kế toán tổng hợp: đồng thời cũng là phó phòng kế toán_ là người
trợ giúp cho công tác quản lý tài chính cho kế toán trưởng, là người quản lý
phòng kế toán khi kế toán trưởng vắng mặt. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tổ
chức, kiểm tra, chịu trách nhiệm tổng hợp các báo cáo chi tiết của các kế toán
viên trong phòng kế toán, các báo cáo quyết toán của đơn vị, chi nhánh trực
thuộc, đồng thời lên các báo cáo tài chính gửi các ban ngành có liên quan,
phải thường xuyên báo cáo kế toán trưởng công việc do mình đảm nhiệm.
Kế toán mua bán hàng hoá, công nợ, thuế: có chức năng tham mưu
cho kế toán trưởng trong công tác tài chính với khách hàng, người bán, nghĩa
vụ tài chính đối với Nhà nước. Trong kỳ, nhiệm vụ của kế toán mua bán hàng
hoá, công nợ, thuế là theo dõi các phương án kinh doanh, tổng hợp các hoá
đơn mua bán hàng hoá, hạch toán thu chi giá vốn chi phí kết quả kinh doanh
theo các quyết toán, theo dõi công nợ của Công ty với khách hàng và nhà
cung cấp cũng như với các đơn vị thực thuộc, thanh toán các khoản phải nộp
Ngân sách; lên bảng kê, tờ khai báo cáo thuế hàng tháng và lên sổ thẻ chi tiết
các tài khoản có liên quan.
Nguyễn Thị Thu Hường Kế toán 45C
11
Kế toán theo dõi vốn bằng tiền: Tham mưu cho kế toán trưởng về
tình hình quản lý sử dụng tiền mặt tại quỹ, thu và chi tiền mặt, tiền gửi ngân
hàng. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: theo dõi tiền mặt tại quỹ Công ty,
hạch toán toàn bộ chứng từ thu chi phát sinh;. theo dõi và vào sổ chi tiết các
khoản tiền gửi ngân hàng bằng cả đồng Việt Nam và ngoại tệ; quản lý, theo
dõi, phân bổ và thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương của toàn
bộ nhân viên trong Công ty.
Bên cạnh các nhân viên thuộc văn phòng kế toán tại Công ty đồng thời phải
kể đến phân công lao động tại các đơn vị trực thuộc: tại mỗi đơn vị này luôn
luôn tồn tại từ 1 đến 2 kế toán viên có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ quá trình sản
xuất kinh doanh và phản ánh kết quả kinh doanh của đơn vị mình. Cuối mỗi
tháng, quý gửi quyết toán báo cáo sổ nộp cho kế toán tại văn phòng Công ty.
Khái quát tình hình tổ chức bộ máy kế toán qua sơ đồ sau:
Ghi chú:
:
:
Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ nghiệp vụ
Sơ đồ 02: Tổ chức bộ máy kế toán
Nguyễn Thị Thu Hường Kế toán 45C
12
Kế toán trưởng
Kế toán mua bán hàng
hoá, công nợ, thuế
Kế toán vốn bằng
tiền
Kế toán tổng hợp
Kế toán viên tại
các chi nhánh
Bên cạnh đó, do sự thay đổi thường xuyên của cơ chế kinh tế, Công ty
đã không ngừng hoàn thiện hơn công tác kế toán bằng cách tổ chức các
chương trình, lớp tập huấn chế độ cho cán bộ nhân viên kế toán về nghiệp vụ,
về vi tính, ngoại ngữ chính vì vậy mà trách nhiệm kế toán của từng nhân
viên được nâng cao hơn, trình độ vững vàng hơn.
Mặt khác, mô hình tổ chức kế toán của Công ty gọn nhẹ, công tác hạch
toán của Công ty khá quy củ, có khoa học tạo điều kiện đối chiếu nhanh chóng và
dễ dàng giữa các nghiệp cụ kinh tế và các phần hành có liên quan đến nhau.
1.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán
Với hình thức kế toán sổ sách mà Công ty sử dụng là Nhật ký chung thì các sổ
kế toán hiện nay đang áp dụng gồm có: sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết các tài khoản
liên quan, sổ Cái các tài khoản, bảng tổng hợp chi tiết, bảng cân đối số phát sinh.
Việc theo dõi quá trình xuất khẩu hàng hoá tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu
Hà Tây được tiến hành theo trình tự như sau: khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh,
kế toán sẽ căn cứ vào nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ để tiến hành lập các
chứng từ phản ánh nghiệp vụ đó. Dựa vào các chứng từ gốc được lập, kế toán sẽ
tiến hành ghi vào sổ Nhật ký chung và các sổ thẻ kế toán chi tiết. Căn cứ vào số
liệu trên sổ Nhật ký chung sẽ là cơ sở cho kế toán ghi sổ Cái các tài khoản có liên
quan. Cuối kỳ kế toán tiến hành tiến hành cộng số liệu trên các sổ Cái đồng thời
lập bảng tổng hợp chi tiết dựa trên số liệu các sổ thẻ chi tiết đã lập. Từ số liệu tổng
hợp cuối kỳ của các sổ Cái, kế toán tiến hành lập bảng cân đối các phát sinh trong
kỳ. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu trùng khớp, số liệu trên sổ Cái và bảng tổng hợp
chi tiết các tài khoản sẽ được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Cụ thể:
Khi đã ký kết một hợp đồng thương mại buôn bán quốc tế, Công ty phải tiến hành
thu mua hàng hoá trên cơ sở những điều khoản đã được thoả thuận. Các chứng từ
được lập liên quan đến quá trình thu mua: hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu
chi hoặc giấy báo nợ của ngân hàng Căn cứ vào các chứng từ này kế toán ghi sổ
Nguyễn Thị Thu Hường Kế toán 45C
13
Nhật ký chung theo trình tự thời gian chứng từ, sổ chi tiết và sổ Cái các tài khoản :
TK 156, TK 111 (Nếu thanh toán ngay bằng tiền mặt), TK 112 (nếu thanh toán
bằng tiền gửi), TK 331 (nếu chưa thanh toán)….
Sau quy trình thu mua hàng hoá phục vụ xuất khẩu, Công ty sẽ tiến hành sơ
chế hàng (nếu cần), các khoản liên quan đến quá trình sơ chế sẽ được tập hợp
vào tài khoản 156 để ghi tăng giá vốn hàng hoá khi xuất khẩu. Ở nghiệp vụ
này sẽ xuất hiện phiếu xuất kho công cụ dụng cụ, các sổ kế toán được sử
dụng: sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ Cái các tài khoản TK 156, TK 153,
TK 622, TK 334, TK 642, TK 331 (nếu thuê ngoài)….
Tập hợp hàng và chuẩn bị giao hàng: Công ty xin giấy phép xuất khẩu (do Bộ
Thương mại cấp), xin các giấy phép như: giấy phép kiểm dịch thực vật (nếu là
hàng nông sản thực phẩm), giấy chứng nhận xuất xứ…Khi giao hàng lên tầu,
Công ty căn cứ vào chứng từ để lập Hoá đơn thương mại (Commercical
invoice) hoá đơn được lập thành 4 liên: 1 liên lưu, 1 liên gửi theo hàng, 1 liên
gửi kế toán công nợ, 1 liên lập bộ chứng từ thanh toán gửi ngân hàng. Khi bốc xếp
hàng lên tàu cán bộ nghiệp vụ nhận vận đơn đường biển (Bill of lading) do hãng tầu
biển xác nhận, trường hợp xuất theo giá CIF Công ty phải mua bảo hiểm và nhận
giấy chứng nhận bảo hiểm do Công ty bảo hiểm của Việt Nam cấp. Các chi phí
phát sinh trong quá trình tập hợp và giao hàng được kế toán theo dõi và hạch toán
vào chi phí quản lý doanh nghiệp, vì vậy sau khi đã được ghi sổ Nhật ký chung thì
các sổ thẻ chi tiết và sổ Cái các tài khoản mà kế toán thực hiện trong nghiệp vụ này
gồm có: TK 642, TK 338, TK 111, TK 112, TK 141, TK 331…
Sau khi hàng đã giao xong, tàu chở hàng đã bắt đầu rời cảng, kế toán lúc bấy giờ
mới lập phiếu xuất kho đồng thời lập các chứng từ thanh toán. Theo yêu cầu của
ngân hàng thì bộ chứng từ thanh toán bao gồm các chứng từ sau: hợp đồng xuất
khẩu ngoại thương, hoá đơn thương mại, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy
kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hoá của Vinacontrol. Đồng thời lúc này hàng
Nguyễn Thị Thu Hường Kế toán 45C
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét