- Phụ tùng thay thế:Là những loại vật t hay sản phẩm dùng để thay thế hoặc sửa
chữa tài sản cố định và công cụ dụng cụ sản xuất .
- Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản:Là những loại vật liệu và thiết bị đợc sử
dụng cho công việc xây dựng cơ bản, tái tạo tài sản cố định . Đối với thiết bị xây
dựng cơ bản thì bao gồm :thiết bị cần lắm, thiét bị không cần lắp công cụ-khí cụ
và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản .
- Phế liệu thu hồi :là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh
để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài.
Để đảm bảo thuận tiện tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số l-
ợng cũng nh giá trị đối với từng thứ vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu doanh
nghiệp phải xây dựng sổ danh điểm vật liệu, xác định thống nhất tên gọi của từng
thứ vật liệu, kí mã hiệu, qui cách và số hiệu của từng thứ vật liệu.
1.3)Một số cách phân loại khác
Thông thờng để tiện cho việc theo dõi và hạch toán vật liệu theo khía cạnh khác
nhau, ngời ta còn phân loại vật liệu theo một số khía cạnh sau:
- Theo nguồn cung cấp vật liệu thì bao gồm :vật lieej mua ngoài, vật liệu nhập từ
hoạt động gia công tự chế, vật liệu nhận góp vốn liên doanh, vật liệu thu hồi từ quá
trình sản xuất.
- Theo quan hệ với các đối tợng tập hợp chi phí bao gồm:
+ Nguyên vật liệu trực tiếp:Là các nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho sản xuất
sản phẩm và dễ dàng xác định đợc mức tiêu hao cụ thể cho từng loại sản phẩm.
+ Nguyên vật liệu gián tiếp:Là những nguyên vật liệu khi sử dụng thờng liên quan
đến nhiều đối tợng tập hợp chi phí khác nhau.
1.4)Đối với công cụ dụng cụ
Theo quy định hiện hành, những t liệu lao động sau đây không phân biệt thời gian
và giá trị sử dụng vẫn đợc xếp vào nhóm công cụ dụng cụ.
- Các lán trại tạm thời, dàn giáo (trong ngành xây dựng cơ bản)
- Các loại bao bì bán kèm hàng hoá có tính tiền riêng và trong quá trình bảo quản
có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị bao bì.
- Những công cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh sành sứ.
- Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc.
2)Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ
Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ lad dùng thớc đo tiền tệ biểu hiện giá trị của
vật liệu và công cụ dụng cụ theo nguyên tắc nhất định đẩm bảo yêu cầu trung thực
thống nhất.
Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp có ý nghĩa vô cùng
quan trọng trong công tác hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ thông qua việc
đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ kế toán mới ghi chép đầy đủ, có hệ thống các
chi phí cấu thành khi mua vào giá trị vật t tiêu hao trong quá trình sản xuất để từ
đó xác định chính xác giá trị sản phẩm sản xuất ra trong kỳ.
2.1)Yêu cầu tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ
Để xác định chính xác, hợp lý giá trị của vật liệu và công cụ dụng cụ thì việc tính
giá phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Yêu cầu xác thực: Yêu cầu này đòi hỏi việc đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ
của các doanh nghiệp phải đợc tiến hành trên cơ sở tổng hợp đầy đủ, hợp lý những
5
chi phí cấu thành nên giá trị của vật liệu và công cụ dụng cụ, những chi phí bất
hợp lý, bất hợp lệ và những chi phí kém hiệu quả.
- Yêu cầu thống nhất:Yêu cầu này đồi hỏi việc tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ
phải đẩm bảo thống nhất về nội dung và phơng pháp tính giá giữa các kỳ hach
toán của doanh nghiệp làm cơ sở cho việc so sánh, đấnh giá các chỉ tiêu kinh tế tài
chính giã các chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.
2.2)Các nguyên tắc tính giá:
Có nhiều nguyên tắc tính giá đợc kế toán thừa nhận, nhng trong phạm vi đề tài
này chỉ trình bày những nguyên tắc cơ bản có liên quan đến tính giá vật liệu và
công cụ dụng cụ. Trớc hết để đi vào nghiên cứu các qui tắc có liên quan đến giá
vật liệu và công cụ dụng cụ, chúng ta phải nghiên cứu khái niệm hoạt động liên
tục:
- Hoạt động liên tục:Là việc ghi chép kế toán đặt trên giả thiết là đơn vị hoạt động
vô thời hạn hoặc ít nhất là không bị giải thể trong một tơng lai gần (thờng là 12
tháng). Do vậy khi lập báo cáo tài chính kế toán đợc bán theo giá nào khi đơn vị
đó ngừng tồn tại, có nghĩa là kế toán quan tâm đến giá vốn hơn là giá thị trờng.
- Nguyên tắc giá phí: Giá phí là giá đợc định ra cho một nghiệp vụ kinh tế nhằm
đo lờng, tính toán giá trị thực tế của một tài sản khi mua trong chuẩn mực kế toán
quốc tế số 2 ban hành 10/1995 đã đa ra định nghĩa giá phí vật liệu và công cụ
dụng cụ mua vào nh sau:
+ Giá thành lịch sử cảu vật liệu và công cụ dụng cụ là tổng cavs chi phí mua hàng,
giá trị chế biến và các chi phí chế biến khác phải gánh chịu trong việc vận chuyển
chúng.
+ Giá trị mua hàng bao gồm:Giá mua hàng kể cả các loại thuế nhập khẩu cùng các
loại thuế mua hàng khác mà có thể tính trực tiếp và đợc trừ các khoản chiết khấu
mua, giảm giá và hàng mua bị trả lại.
- Nguyên tắc nhất quán liên tục: Theo nguyên tắc này các quá trình phải áp dụng
tất cả các khái niệm, các nguyên tắc các chuẩn mực và các phơng pháp tính toán
chuẩn mực trên cơ sở nhất quán từ kỳ này sang kỳ khác. Nguyên tắc này để đảm
bảo số liệu kế toán, báo cáo tài chính mới có thể so sánh và tổng hợp đợc, từ đó
cho phép các nhà đọc báo cáo tài chính của tổ chức có thể so sánh đánh giá sẽ tạo
ra kết quả trung thực, hợp lý hơn thì họ có thể thay đổi nhng ít nhất cũng phải
trong một thowig gian nhất định và phải đợc sự chấp nhận của cơ quan quản lý có
liên quan, phơng pháp nhất quán chỉ xuất hiện sau khi một phơng pháp nào đố đợc
lựa chọn.
-Nguyên tắc thận trọng: Là khi có nhiều giải pháp đợc lựa chọn thì cần lựa chọn
nhiều giải pháp nào ít ảnh hởng đến giá phí của công cụ dụng cụ, nguyên tắc thận
trọng đòi hỏi giá thị trờng thấp hơn giá phí của vật t thì kế toán ghi chép vào báo
cáo theo giá thị trờng nhng khi giá thi trờng lên cao hơn giá vốn thì kế toán vẫn
ghi theo giá vốn.
3)Phơng pháp tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ
3.1)Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ theo giá thực tế
3.1.1)Tính giá đầu vào của vật liệu, công cụ dụng cụ.
+ Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho:Theo nguyên tắc giá phí đòi hỏi
giá thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ phải bao gồm toàn bộ chi phí mua sắm,
gia công chế biến và giá bản thân của chúng, tuỷ theo nguồn nhập vật liệu và công
6
cụ dụng cụ mà giá thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ bao gồm các yếu tố cấu
thành khác nhau.
+ Với vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài thì giá thực tế bao gồm giá mua ghi
trên hoá đơn (kể cả các khoản thuế nếu có) cộng cả các khoản chi phí thu mua
thực tế (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm chi phí thuê kho bãi,
tiền phạt tiền bồi thờng, chi phí nhân viên) trừ các khoản chiết khấu hoặc giảm
giá(nếu có)
+ Với vật liệu và công cụ dụng cụ do doanh nghiệp tự gia công chế biến nhập kho
thì giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến.
+ Với vật liệu và công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế bao
gồm giá xuất vật liệu và công cụ dụng cụ thuê gia công chế biến cộng với các
khoản chi phí vận chuyển, bốc dỡ để thực hiện gia công chế biến cùng với số tiền
phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến.
+ Với vật liệu và công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế
là giá do hội đồng liên doanh qui định.
+ Giá thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ thu nhập từ phế liệu thu hồi đợc
đánh giá theo giá thực tế có thể sử dụng, có thể tiêu thụ theo giá ớc tính.
3.1.2 tính giá đầu ra của vật liệu, công cụ - dụng cụ
Việc lựa chọn phơng pháp tính giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất
kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lợng danh điểm, số lần
nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho,
điều kiện kho tàng của doanh nghiệp. Các phơng pháp tính giá thực tế vật liệu,
công cụ dụng cụ xuất kho thờng dùng là:
* Giá thực tế đích danh ( tính trực tiếp )
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản
riêng từng lô vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho, vì vậy khi xuất kho lô nào thì
tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó.
Ưu điểm : là công tác tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ đợc thực hiện kịp
thời và thông qua việc tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho kế toán có
thể theo dõi đợc thời hạn bảo quản của từng lô vật liệu, công cụ dụng cụ
Nh ợc điểm : đòi hỏi doanh nghiệp phải có điều kiện kho tàng để bảo quản
riêng từng lô vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho.
* Phơng pháp nhập trớc - xuất trớc ( FIFO)
Theo phơng pháp này vật liệu, công cụ dụng cụ đợc tính giá thực tế xuất
kho trên cơ sở giả định lô vật liệu, công cụ dụng cụ nào nhập vào kho trớc sẽ đ-
ợc xuất dùng trớc, vì vậy lợng vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho thuộc lần
nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó.
Ưu điểm: cho phép kế toán có thể tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất
kho kịp thời.
Nh ợc điểm : phải tính giá theo từng danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ
và phải hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho theo từng loại giá
nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra, phơng pháp này làm cho chi phí kinh doanh của
doanh nghiệp không phản ánh kịp thời giá cả thị trờng của vật liệu, công cụ
dụng cụ.
7
Phơng pháp nhập trớc xuất trớc chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có
ít danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ, số lần nhập kho của mỗi danh điểm
không nhiều.
* Phơng pháp nhập sau - xuất trớc (LIFO)
Theo phơng pháp này vật liệu, công cụ dụng cụ đợc tính giá thực tế xuất
kho trên cơ sở giả địng lô vật liệu, công cụ dụng cụ nhập vào kho sau sẽ đợc
xuất dùng trớc, vì vậy việc tính giá xuất vật liệu, công cụ dụng cụ đợc làm ngợc
lại với phơng pháp nhập trớc- xuất trớc.
Về cơ bản u, nhợc điểm và điều kiện vận dụng của phơng pháp này giông nh
phơng pháp nhập trớc xuất trớc, nhng sử dụng phơng pháp nhập sau xuất tr-
ớc giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ánh kịp thời giá cả thị tr-
ờng của vật liệu, công cụ dụng cụ.
* Phơng pháp giá đơn vị bình quân
Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu, công cụ - dụng cụ xuất dùng trong
kỳ đợc tính theo giá trị bình quân ( bình quân cả kỳ dự trữ, hay bình quân cuối kỳ
trớc hoặc bình quân sau mỗi lần nhập ). Trong đó:
Giá thực tế VL,
CCDC xuất dùng
=
Số lợng VL, CCDC xuất
dùng
x
Giá đơn vị bình
quân
- Phơng pháp thực tế bình quân cả kỳ dự trữ
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu,
công cụ dụng cụ nhng số lần nhập xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phơng
pháp này, căn cứ vào giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ và
nhập trong kỳ, kế toán xác định đợc giá bình quân của một đơn vị vật liệu, công cụ
dụng cụ. Căn cứ vào lợng vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ và
giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ.
Giá đơn vị
bình quân cả
kỳ dự trữ
x
Giá thực tế VL, CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Lợng thực tế VL, CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Ưu điểm: giảm nhẹ đợc việc hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ
so với phơng pháp nhập trớc- xuất trớc, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của
từng danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ.
Nh ợc điểm : dồn công việc vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho vào cuối kỳ
hạch toán nên ảnh hởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời phơng
pháp này cũng phải tính giá theo từng danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Phơng pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập
Theo phơng pháp này sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá bình quân
của từng danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân
và lợng vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp để kế toán
xác định giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho.
Giá đơn vị Giá thực tế VL, CCDC tồn kho sau mỗi lần nhập
bình quânsau =
mỗi lần nhập Lợng thực tế VL, CCDC tồn sau mỗi lần nhập
8
Ưu điểm: phơng pháp này cho phép kế toán tính giá vật liệu, công cụ
dụng cụ xuất kho vừa chính xác vừa cập nhật.
Nh ợc điểm : tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần.
Phơng pháp này chỉ sử dụng ở những doanh nghiệp có ít danh diểm vật liệu,
công cụ dụng cụ và lần nhập của mỗi loại không nhiều.
- Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc
Theo phơng pháp này kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực
tế tồn kho cuối kỳ trớc. Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lợng vật liệu,
công cụ dụng cụ xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế vật liệu,
công cụ dụng cụ xuất kho theo từng danh điểm.
Giá đơn vị Giá thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)
bình quân =
cuối kỳ trớc Lợng thực tế VL, CCDC tồn kho đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trớc)
Ưu điểm: phơng pháp này đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động
vật liệu, công cụ dụng cụ trong kỳ.
Nh ợc điểm: độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến
động giá cả vật liệu, công cụ dụng cụ, trờng hợp giá cả thị trờng vật liệu, công
cụ dụng cụ có sự biến động lớn thì việc tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ
xuất kho theo phơng pháp này trở nên thiếu chính xác.
* Phơng pháp trị giá hàng tồn kho cuối kỳ
Với các phơng pháp trên, để tính đợc giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ
xuất kho đòi hỏi kế toán phải xác định đợc lợng vật liệu, công cụ dụng cụ xuất
kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy nhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp
có nhiều chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ với mẫu mã khác nhau, giá trị
thấp, lại đợc xuất dùng thờng xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từnh
nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lợng
vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ, sau đó mới xác định đợc giá thực tế
của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho trong kỳ.
Giá trị thực tế Số lợng tồn Đơn giá VL,
VL, CCDC = kho cuối x CCDC nhập
tồn kho cuối kỳ kỳ kho lần cuối
Giá trị thực tế Giá trị thực tế Giá trị thực tế Giá trị thực tế
VL, CCDC = VL, CCDC + VL, CCDC - VL, CCDC
xuất kho nhập kho tồn kho đầu kỳ tồn kho cuối kỳ
* Phơng pháp hệ số giá
Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, công cụ dụng cụ giá cả
thờng xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ diễn
ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công
9
sức và nhiều khi không thực hiện đợc. Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử
dụng giá hạch toán.
Giá hạch toán là loại giá ổn định doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian
dài để hạch toán nhập, xuát, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ trong khi cha
tính đợc giá thực tế của nó. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá
mua vật liệu, công cụ dụng cụ ở một thời điểm nào đó hay giá vật liệu, công cụ
dụng cụ bình quân tháng trớc để làm giá hạch toán. Sử dụng giá hạch toán để
giảm bớt khối lợng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ
hàng ngày nhng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu, công cụ
dụng cụ xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số
giá giữa giá thực tế và giá hạch toán.
Giá thực tế VL, CCDC + Giá thực tế VL, CCDC
Hệ số giá VL, tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ
CCDC =
Giá hạch toán VL, CCDC + Giá hạch toán VL, CCDC
tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ
Giá thực tế Hệ số giá Giá hạch toán
VL, CCDC = VL, CCDC x VL, CCDC
xuất kho xuất kho
Ưu điểm: phơng pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết
và hạch toán tổng hợp về vật liệu, công cụ dụng cụ trong công tác tính giá, nên
công việc tính giá đợc tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lợng
danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay
ít.
Nh ợc điểm : phơng pháp này thích hợp với doanh nghiệp có nhiều chủng loại
vật liệu, công cụ dụng cụ và đội ngũ kế toán có chuyên môn cao.
Có nhiều phơng pháp tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ nh đã trình bày ở
trên nhng mỗi doanh nghiệp chỉ đợc áp dụng một trong những phơng pháp đó. Vì
mỗi phơng pháp đều có u, nhợc điểm riêng nên áp dụng phơng pháp nào cho phù
hợp với đặc điểm quy mô sản xuất là vấn đề cần đặt ra cho mỗi doanh nghiệp.
3.2)Các phơng pháp phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng:
Về mặt giá trị trong quá trình sử dụng công cụ dụng cụ hao mòn dần và
chuyển từng phần giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh bởi vậy để
tính chính xác phần giá trị của công cụ dụng cụ phân bổ vào chi phí sản xuất kế
toán thờng dùng các phơng pháp phân bổ sau đây:
-Phân bổ nhiều lần (nhiều kỳ )
+Căn cứ vào giá trị thực tế của xuất dùng công cụ dụng cụ, kế toán tiến hành
tính toán và phân bổ giá trị công cụ dụng cụ thực tế xuất dùng cho sản xuất kinh
doanh từng kỳ hạch toán phải chịu số phân bổ cho từng kỳ đợc tính theo công thức
sau:
Giá trị công cụ dụng cụ Giá thực tế công cụ dụng cụ
xuất dùng phân bổ =
10
cho từng kỳ số kỳ sử dụng
+Trờng hợp mà doanh nghiệp chỉ phân bổ hai lần thì khi xuất tiến hành phân
bổ nghay 50%giá trị thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng và chi phí sản xuất kinh
doanh của kỳ đó.Khi báo hỏng sẽ phân bổ nốt giá trị còn lại của công cụ dụng cụ
vào chi phí sản xuất kinh doanh của đơn vị cụ thể là vào bộ phận báo hỏng, giá trị
còn lại của công cụ dụng cụ báo hỏng đợc xác định nh sau.
Giá trị còn 1/2 giá trị Phế liệu Tiền bồi thờng
lại của CCDC = CCDC - thu hồi - do làm hỏng
báo hỏng báo hỏng (nếu có) (nếu có)
III - Kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ
1)Chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ chính xác tình hình
nhập xuất vật liệu và công cụ dụng cụ là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho
và trên các sổ sách kế toán, đồng thời chứng từ kế toán còn là căn cứ để kiểm tra
giám sát tình hình biến động về số lợng từng thứ vật liệu và công cụ dụng cụ thực
hiện quản lý có hiệu quả phục vụ nhu cầu về vật liệu và công cụ dụng cụ cho hoạt
động sản xuất kinh doanh.
Theo chế độ chứng từ kế toán qui định và ban hành theo quyết định
1141/TC/QĐ-CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ tài chính các chứng từ kế toán vật
liệu và công cụ dụng cụ bao gồm:
-Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) dùng để xác định số lợng vật t sản phẩm,
hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng xác định tránh
nhiệm với ngời liên quan và ghi sổ kế toán phiếu nhập kho đợc sử dụng trong mọi
trờng hợp nhập kho của mọi vật liệu và công cụ dụng cụ.
-Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT)để theo dõi chặt chẽ số lợng vật t sản phẩm
hàng hoá xuất kho các bộ phận sử dụng trong đơn vị làm căn cứ để hạch toán chi
phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện điịnh
mức tiêu hao vật t, phiếu xuất kho đợc lập cho một hay nhiều thứ vật t, sản phẩm ,
hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tợng hạch toán chi phí hoặc cùng một
mục đích sử dụng.
-Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(mẫu 03-VT) Đợc dùng để theo dõi
số lợng vật t, sản phẩm, hàng hoá di chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ
đơn vị hoặc đến đơn vị khác trực thuộc, phiếu là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ
kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đờng.
-Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04-VT)
Theo dõi số lợng vật t xuất kho trong trờng hợp lập phiếu xuất kho một lần
theo định mức nhng xuất kho nhiều lần trong một tháng cho bộ phận sử dụng vật
t theo hạn mức, phiếu này làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành
sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng vật t theo định mức.
-Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 05-VT)xác định qui cách và số lợng vật t,
sản phẩm hàng hoá trớc khi nhập kho, làm căn cứ để qui trách nhiệm trong thanh
toán và bảo quản.
11
-Thẻ kho( mẫu số 06-VT)theo dõi số lợng nhập xuất-tồn kho từng thứ vật t,
sản phẩm hàng hoá ở từng kho. Thẻ kho còn đợc dùng làm căn cứ xác định tồn
kho dự trữ vật t, sản phẩm hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho.
-Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu số 07-VT) theo dõi số lợng vật t còn lại
cuối kỳ hạch toán ở đơn vị sử dụng và làm căn cứ tính giá thành sản phẩm, kiểm
tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật t.
-Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá(mẫu số 08-VT) xác định số l-
ợng, chất lợng và giá trị vật t, sản phẩm hàng hoá có tại kho tại thời điểm kiểm ke,
biên bản này làm căn cứ xác định trong việc bảo quản, xử lý vật t, sản phẩm hàng
hoá thừa-thiếu và ghi sổ kế toán.
2)Các sổ kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ.
Để kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ tuỳ thuộc vào phơng pháp kế
toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các thẻ kế toán chi tiết nh
sau:
-Sổ (thẻ) kho.
-Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ.
-Sổ đối chiếu luân chuyển.
-Sổ số d.
-Sổ (thẻ) kho(mẫu 06-VT) đợc sử dụng để theo dõi số lợng nhập xuất-tồn kho
của từng thứ vật liệu và công cụ dụng cụ theo từng kho, thẻ kho do phòng kế toán
lập và ghi các chi tiết: tên , nhãn hiệu, qui cách, đơn vị tính , mã số vật t và sau đó
giao cho thủ kho để theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn hàng ngày về mặt số l-
ợng.Thẻ kho đợc dùng để hạch toán ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết vật
liệu và công cụ dụng cụ theo phơng pháp nào.
-Sổ (thẻ) kế toán chi tiết sổ đối chiếu luân chuyển.
-Sổ số d đợc sử dụng để hạch toán hàng ngày tình hình nhập xuất tồn vật liệu
về công cụ dụng cụ về mặt giá trị hoặc cả mặt số lợnh tuỳ thuộc vào phơng pháp
hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ trên còn có thể sử
dụng các bảng kê nhập-xuất tồn kho vật liệu và công cụ dụng cụ phục vụ cho việc
ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản nhanh chóng và kịp thời.
3)Các phơng pháp hạch toán chi tiết và công cụ dụng cụ.
3.1)Phơng pháp thẻ song song.
Nội dung hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song giữa kho
và phòng kế toán nh sau:
+ ở kho: việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ
kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lợng.
Khi nhập xuất các chứng từ nhập xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra
tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, số thực
xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định
kỳ thủ kho gửi ( hoặc kế toán xuống kho nhận ) các chứng từ nhập xuất đã đợc
phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.
+ ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi
chép tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị. Về
cơ bản sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống nh thẻ kho nhng có thêm
các cột để ghi chép chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
12
Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên Thẻ kế toán chi tiết vật liệu
với Thẻ kho tơng ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ Sổ kế toán chi tiết
vật liệu kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho
vật liệu theo từng danh điểm, từng loại vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán
tổng hợp nhập, xuất vật liệu.
Ưu điểm: phơng pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép và dễ pháp hiện
sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập xuất tồn kho của từng danh điểm
vật liệu kịp thời, chính xác.
Nh ợc điểm: việc ghi chép trùng lắp (số lợng nhập xuất tồn đợc theo
dõi trên cả kho và phòng kế toán). Ngoài ra việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến
hành vào cuối kỳ do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Do vậy,
phơng pháp này chỉ sử dụng đợc khi doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu.
Mẫu sổ và sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song
Thẻ kế toán chi tiết vật liệu
Số thẻ Số tờ
Tên vật t
Số danh điểm
Đơn vị tính Kho
Chứng từ Trích
yếu
Đơn
giá
Nhập Xuất Tồn Ghi
chú
SH NT Số l-
ợng
Số
tiền
Số l-
ợng
Số
tiền
Số l-
ợng
Số
tiền
Bảng tổng hợp Nhập xuất - tồn kho vật liệu
Tháng năm
Số danh
điểm
Tên
vật
liệu
Tồn đầu
tháng
Nhập trong
tháng
Xuất trong
tháng
Tồn cuối
tháng
SL ST SL ST SL ST SL ST
Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phơng pháp thẻ song song
13
Phiếu nhập
kho
Thẻ kho
Phiếu xuất
kho
Thẻ
hoặc sổ
chi tiết
vật tư
Bảng tổng hợp
nhập, xuất, tồn
kho vật tư
Kế toán tổng
hợp
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
3.2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Nội dung của phơng pháp
+ ở kho: việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng đợc thực hiện trên thẻ kho
giống nh phơng pháp thẻ song song.
+ ở phòng kế toán: kế toán chỉ mở Sổ dối chiếu luân chuyển theo từng
kho, cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh điểm vật liệu
và theo từng kho, kế toán lập Bảng kê nhập vật liệu, Bảng kê xuất vật liệu và
dựa vào bảng kê này để ghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển. Khi nhận đợc thẻ
kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lợng nhập, xuất của từng thẻ kho với Sổ đối
chiếu luân chuyển đồng thời từ Sổ đối chiếu luân chuyển lập Bảng tổng hợp
nhập xuất - tồn kho vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu .
Ưu điểm: phơng pháp này giảm nhẹ khối lợng công việc ghi chép của kế
toán.
Nh ợc điểm: dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ, nên trong
trờng hợp số lợng chứng từ nhập, xuất của từng danh điểm vật liệu khá nhiều thì
công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa là ảnh hởng đến
tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác.
Với u, nhợc điểm trên phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển chỉ áp dụng
thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có không nhiều nghiệp vụ nhập, xuất,
không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy không có điều kiện ghi
chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày.
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét