Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Văn Trung
hoạch đó từng thành viên trong doanh nghiệp sẽ biết đợc nhiệm vụ của mình.
Đây là một khâu quan trọng của hoạt động quản lý, nó quyết định đến sự
thắng lợi trong quản lý. Do đó các cán bộ lãnh đạo phải xây dựng đợc các kế
hoạch sao cho không có mâu thuẫn với nhau cũng nh phải có sự điều chỉnh
các kế hoạch sao cho phù hợp. Đây là điều kiện quan trọng để đảm bảo cho
doanh nghiệp phát triển trong bất cứ tình huống nào.
- Chức năng tổ chức: Việc thiết lập một bộ máy
quản lý của doanh nghiệp phụ thuộc vào yêu cầu hoạt động của doanh
nghiệp, mục tiêu đã đặt ra của doanh nghiệp, nguồn lực của doanh nghiệp,
các yếu tố khách quan tác động đến doanh nghiệp. Dựa trên cơ sở đó, doanh
nghiệp sẽ xác lập một cơ cấu sản xuất phù hợp với chức năng, nhiệm vụ đợc
giao. Trong đó mỗi bộ phận, từng cá nhân đều có quyền hạn, trách nhiệm và
nghĩa vụ nhất định, có mối quan hệ mật thiết với nhau trong quá trình thực
hiện nhiệm vụ để đạt đợc mục tiêu chung mà doanh nghiệp đề ra.
- Chức năng điều hành: Khi tổ chức xong phải điều
hành công việc để tiến hành đều đặn theo đúng kế hoạch. Để điều hành có
hiệu quả thì cần phải có sự chỉ đạo thống nhất, chặt chẽ trong quản lý, có nh
vậy các bộ phận trong bộ máy quản lý, cũng nh trong quá trình hoạt động sản
xuất kinh doanh mới hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
- Chức năng điều khiển, điều chỉnh: Thực hiện
chức năng này các nhà quản lý sẽ sửa chữa những sai phạm trong quá trình
sản xuất kinh doanh, thay đổi công việc cho phù hợp, phát huy các điểm
mạnh của doanh nghiệp.
- Chức năng hạch toán kinh tế: Bao gồm hạch toán
kế toán và thống kê, đặc biệt là việc tổ chức ghi chép ban đầu, công tác thông
tin kinh tế nội bộ doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với các cơ quan cấp
trên.
5
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Văn Trung
2- Bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh doanh nghiệp
a- Khái niệm: Bộ máy quản lý là một cơ quan chức năng trong doanh
nghiệp (bao gồm hệ thống các phòng ban chức năng) có nhiệm vụ cơ bản
giúp giám đốc quản lý, chỉ huy và điều hành quá trình sản xuất kinh
doanh, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.
b- Những yêu cầu của bộ máy quản lý doanh nghiệp
Trong phạm vi từng doanh nghiệp việc tổ chức bộ máy quản lý phải
đáp ứng đợc yêu cầu chủ yếu sau đây:
Một là, phải đảm bảo thực hiện đầy đủ, toàn diện những chức năng
quản lý nhằm thực hiện mục tiêu chung đã đề ra: hoàn thành toàn diện kế
hoạch với chi phí ít nhất và hiệu quả kinh tế nhiều nhất.
Hai là, phải đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trởng chế
độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của
tập thể lao động trong doanh nghiệp
Ba là, phải phù hợp với quy mô sản xuất, thích ứng với đặc điểm kinh
tế và kỹ thuật của doanh nghiệp.
Trong doanh nghiệp quy mô lớn, công tác của các phòng chức năng
đợc chuyên môn hoá sâu hơn do đó cần thiết và có thể tổ chức nhiều phòng
chức năng hơn doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ. Những đặc điểm kinh tế
kỹ thuật nh loại hình sản xuất, tính chất sản phẩm, tính chất công nghệ, vị trí
doanh nghiệp trong phân công lao động xã hội đều đợc xem là những căn cứ
để xây dựng bộ maý quản lý doanh nghiệp
6
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Văn Trung
Bốn là, phải đảm bảo yêu cầu tinh giảm vừa vững mạnh trong bộ máy
quản lý.
Một bộ máy quản lý đợc coi là tinh giảm khi có số khâu, số cấp ít
nhất, tỷ lệ giữa số cán bộ quản lý, nhân viên nghiệp vụ so với tổng số cán
bộ công nhân viên nhỏ nhất mà chi phí cho bộ máy quản lý trong giá thành
sản phẩm ít nhất.
Nó đợc coi là vững mạnh khi những quyết định quản lý đợc chuẩn bị
một cách chu đáo, có cơ sở khoa học, sát hợp với thực tiễn sản xuất, khi
những quyết định ấy đợc mọi bộ phận, mọi ngời chấp nhận với tinh thần kỷ
luật nghiêm khắc và ý thức tự giác đầy đủ.
Việc tiến hành chế độ một thủ trởng là tất yếu bởi vì xuất phát từ tính
biện chứng giữa tập chung và dân chủ trên cơ sở phát huy dân chủ đối với
mọi ngời. Cần tập trung thống nhất quản lý vào một đầu mối, vào một ngời.
Xuất phát từ yêu cầu và tính chất của nền sản xuất công nghiệp chính
xác từ những quyết định, phân công lao động chuyên môn hoá ngày càng
sâu sắc, tất yếu dẫn tới hợp tác hoá sản xuất cũng dẫn đến đình trệ sản xuất,
giảm hiệu quả. Vì vậy bất kỳ một sự hợp tác nào cũng phải có sự chỉ huy
thống nhất, trong cơ cấu tổ chức bộ máy có các chức danh thủ trởng, vị trí
mối quan hệ trong các chức danh này.
7
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Văn Trung
TT Chức danh
thủ trởng
Vị trí từng chức
danh
Phạm vi phát
huy tác dụng
Ngời giáp
việc thủ trởng
Ngời dới
quyền
1 Giám đốc TT cao nhất
trong toàn doanh
nghiệp
Toàn bộ doanh
nghiệp
Các phó giám
đốc
Mọi ngời
trong doanh
nghiệp
2 Quản đốc TT cao nhất
trong phân xởng
Toàn bộ phân
xởng
Các phó quản
đốc
Mọi ngời
trong phân x-
ởng
3 Đốc công TT cao nhất
trong ca làm việc
Toàn ca làm
việc
Không Mọi ngời
trong ca làm
việc
4 Tổ trởng công
tác
TT cao nhất
trong tổ
Toàn tổ Tổ phó Mọi ngời
trong tổ
5 Thủ trởng các
phòng
(ban)chức năng
TT cao nhất
trong phòng ban
Toàn phòng
( ban)
Toàn phòng
ban
Mọi ngời
trong phòng
Thủ trởng cấp dới phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh của thủ tr-
ởng cấp trên, trớc hết là thủ trởng cấp trên trực tiếp, thủ trởng từng bộ phận có
quyền quyết định những vấn đề thuộc phạm vi đơn vị của mình quản lý, chịu
trách nhiệm trớc giám đốc về các mặt hoạt động của đơn vị mình phụ trách.
Thủ trởng mỗi cấp có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh nội quy hoạt động
ở từng cấp đã đợc quyết định về chức năng, quyền hạn nhiệm vụ, mối quan hệ
công tác, tất cả các cấp phó đều là những ngời giúp việc cho cấp trởng ở từng
cấp tơng đơng và phải chịu trách nhiệm trớc thủ trởng cấp trên trực tiếp của
mình, mọi ngời trong từng bộ phận là những ngời thừa hành cảu thủ trởng cấp
trên trớc hết là thủ trởng của cấp tơng đơng và phải phục tùng nghiêm chỉnh
mệnh lệnh của thủ trởng. Giám đốc là thủ trởng cấp trên và là thủ trởng cao
nhất trong doanh nghiệp, chịu hoàn toàn trách nhiệm về mọi mặt hoạt động
trong sản xuất kinh doanh, chính trị, xã hội trong doanh nghiệp trớc tập thể
ngời lao động và trớc chủ sở hữu doanh nghiệp, mọi ngời trong doanh nghiệp
phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh của giám đốc.
8
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Văn Trung
Thực hiện đầy đủ các yêu cầu nói trên sẽ tạo nên hiệu lực và quyền uy
của bộ máy quản lý doanh nghiệp công nghiệp mang đầy đủ tính chất của sản
xuất lớn và hoạt động theo phơng thức kinh doanh xã hội chủ nghĩa.
Nếu nh bộ máy quản lý mà thích nghi với môi trờng thì nó sẽ tạo và
thúc đẩy sản xuất kinh doanh có hiệu quả, ngợc lại bộ máy quản lý mà sơ
cứng thì nó sẽ không tồn tại đợc, không ứng phó đợc với thị trờng. Bộ máy
quản lý không mất tiền nhng nếu tổ chức bộ máy quản lý hợp lý thì nó sẽ đem
đến cho doanh nghiệp nhiều lợi nhuận, thúc đẩy sản xuất kinh doanh, bộ máy
quản lý cũng nh sản phẩm nhất định, nó cũng có vòng đời của nó, sự ổn định
của bộ máy quản lý là tơng đối.
II- Tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh doanh nghiệp
Bộ máy quản lý có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp, nó quyết định hiệu quả của sản xuất kinh doanh
chung của toàn doanh nghiệp. Với một bộ máy quản lý gọn nhẹ, có trình độ có
phơng pháp quản lý phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp có hớng đi đúng, có sự tổ
chức sản xuất kinh doanh hợp lý, cũng nh có sự chỉ đạo, kiểm tra và điều
chỉnh nhanh chóng và chính xác trong quá trình hoạt động sản xuất kinh
doanh. Nhờ đó mà doanh nghiệp phát huy đợc những điểm mạnh, khắc phục
những điểm yếu của mình thích ứng nhanh chóng với nền kinh tế thị trờng đầy
biến động và ngày càng phát triển hơn.
9
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Văn Trung
1- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh
a. Khái niệm:
Tổ chức là sự liên kết những cá nhân, những quá trình, những hoạt
động trong hệ thống nhằm thực hiện mục đích đề ra của hệ thống dựa trên cơ
sở các nguyên tắc và quy tắc của quản trị quy định.
Cơ cấu là một phạm trù phản ánh sự cấu tạo và hình thức bên trong
của hệ thống. Cơ cấu tạo điều kiện duy trì trạng thái ổn định của hệ thống.
Cơ cấu là chỉ tiêu về tính tổ chức của hệ thống.
Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc sắp đặt
theo trật tự nào đó của các bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa
chúng
Trong doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các
bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá
và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo từng cấp
nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung
đã xác định chung của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức quản lý chính là sự phân công lao động trong lĩnh vực quản
trị, nó có tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản lý. Một mặt cơ
cấu tổ chức quản lý phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động trở lại
quá trình sản xuất.
* Nguyên tắc đối với cơ cấu tổ chức :
10
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Văn Trung
Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo
những nguyên tắc sau:
- Đảm bảo tính tối u của cơ cấu: Trong cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý, số bộ phận quản lý phản ánh sự phân chia chức năng quản lý theo
chiều ngang còn số cấp quản lý thể hiện sự phân chia chức năng theo chiều
dọc. Mỗi doanh nghiệp cần xác định số lợng cấp quản lý, bộ phận quản lý và
mối quan hệ hợp lý giữa chúng đảm bảo cho bộ máy quản lý của doanh
nghiệp có tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ các hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất.
- Đảm bảo tính linh hoạt của cơ cấu: Cơ cấu tổ chức có khả năng
ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong sản xuất, đảm bảo từ
lúc ra quyết định đến lúc thực hiện quyết định là ngắn nhất hoặc không phải
thay đổi quyết định.
- Đảm bảo độ tin cậy trong hoạt động tức là đảm bảo tính chính
xác của tất cả lợng thông tin, nhờ đó dể duy trì sự phối hợp các hoạt động và
nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của cơ cấu.
- Đảm bảo tính kinh tế của quản lý tức là chi phí quản lý ít nhất
nhng đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn đánh giá yêu cầu này là mối tơng
quan giữa chi phí dự tính bỏ ra và kết quả sẽ thu về đợc.
b. Các loại cơ cấu tổ chức quản lý :
Trong thực tế có ba kiểu cơ cấu bộ máy quản lý. Tuỳ theo nhiệm vụ,
mục tiêu riêng của mình mà mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng một cơ cấu
bộ máy quản lý cho phù hợp.
+ Kiểu cơ cấu tổ chức quản lý theo trực tuyến:
Cơ cấu này có đặc điểm là mọi công việc và quyền hành đều đợc giao
cho từng đơn vị và quan hệ quyền hành đợc phân định rõ ràng với một cấp
trên trực tiếp.
- Ưu điểm:
+ Phân định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn.
+ Duy trì đợc tình tính kỷ luật và dễ kiểm tra.
+ Liên hệ đơn giản, ra quyết định nhanh chóng.
11
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Văn Trung
+ Mệnh lệnh thống nhất tiện cho giám đốc, tạo điều kiện duy trì
chế độ một thủ trởng.
- Nhợc điểm
+ Không chuyên môn hoá, không có sự phân công hợp lý, dễ gây
tình trạng quá tải đối với cấp quản lý.
+ Tất cả đều do cá nhân quyết định nên dễ đi đến chuyên quyền
độc đoán.
+ Phụ thuộc quá nhiều vào các nhà quản lý do đó dễ gặp khủng
hoảng khi không có nhà quản lý.
Mô hình cơ cấu quản lý trực tuyến
+Kiểu cơ cấu quản lý theo chức năng:
12
Lãnh đạo tổ chức
Lãnh đạo tuyến 1.1
Lãnh đạo tuyến 1. 2
Người
thực
hiện 5
Người
thực
hiện 6
Người
thực
hiện 7
Người
thực
hiện 8
Người
thực
hiện 1
Người
thực
hiện 2
Người
thực
hiện 3
Người
thực
hiện 4
Lãnh
đạo
tuyến
2
Lãnh
đạo
tuyến
2
Lãnh
đạo
tuyến
2
Lãnh
đạo
tuyến
2
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Văn Trung
Mô hình này phù hợp với xí nghiệp nhỏ hoặc các đơn vị sự nghiệp. Nhng
đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, quản lý phức tạp thì không nên
áp dụng.
-Ưu điểm
+ Thu hút đợc các chuyên gia tham gia vào công tác quản lý
+ Tạo điều kiện sử dụng kiến thức chuyên môn.
+ Giảm bớt gánh nặng trách nhiệm quản lý cho ngời lãnh đạo.
-Nhợc điểm
+ Khó duy trì tính kỷ luật, kiểm tra và phối hợp.
+ Khó xác định trách nhiệm
+ Gây phức tạp trong mối quan hệ
13
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Văn Trung
Mô hình quản lý theo chức năng
+ Kiểu cơ cấu quản lý trực tuyến chức năng:
Hiện nay cơ cấu đợc áp dụng rộng rãi, phổ biến. Nó đã khắc phục đợc
những nhợc điểm của hai kiểu cơ cấu trên. Đặc điểm cơ bản của kiểu cơ cấu
này có sự tồn tại các đơn vị chức năng, các đơn vị làm nhiệm vụ chuyên
môncho cấp quản lý, nhng không có quyềnchỉ đạo các đơn vị trực tuyến.
-Ưu điểm:
+ Phát huy đợc năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng,
đồng thời vẫn đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến.
14
Thực
hiện
chức
năng
B
21
Thực
hiện
chức
năng
A
11
Thực
hiện
chức
năng
A
12
Thực
hiện
chức
năng
A
21
Thực
hiện
chức
năng
A
22
Thực
hiện
chức
năng
B
11
Thực
hiện
chức
năng
B
12
Thực
hiện
chức
năng
B
22
Lãnh đạo
chức năng B
Lãnh đạo tổ chức
Lãnh đạo
chức năng A
1
Lãnh đạo
chức năng A
Lãnh đạo
chức năng A
2
Lãnh đạo
chức năng B
1
Lãnh đạo
chức năng B
2
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét