Hệ thống thông tin quản lý dự án

(c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004
(c) Nguyen Duy Long & Luu Truong Van 2004
5
5
“
“
Knowledge is of two kinds: We know a subject
Knowledge is of two kinds: We know a subject
ourselves, or where can find information about it”
ourselves, or where can find information about it”
Kiến thức có hai loại: Chúng ta biết một chủ thể, hay
Kiến thức có hai loại: Chúng ta biết một chủ thể, hay
chúng ta biết chúng ta có thể tìm kiếm thông tin ở
chúng ta biết chúng ta có thể tìm kiếm thông tin ở
đâu về nó
đâu về nó
Samuel Johnson, 1709-1784
Samuel Johnson, 1709-1784

(c) Nguyen Duy Long & L
uu Truong Van 2004
6
HTTT QLDA: Sự Cần Thiết
HTTT QLDA: Sự Cần Thiết

Thông tin chính xác và kịp thời là hết sức thiết
Thông tin chính xác và kịp thời là hết sức thiết
yếu cho việc quản lý dự án.
yếu cho việc quản lý dự án.

Hầu hết các DA có quá nhiều dữ liệu (data) mà
Hầu hết các DA có quá nhiều dữ liệu (data) mà
không đầy đủ thông tin (information) thích hợp
không đầy đủ thông tin (information) thích hợp
về dự án đang ở đâu so với các mục tiêu tiến
về dự án đang ở đâu so với các mục tiêu tiến
độ, chi phí, và chất lượng.
độ, chi phí, và chất lượng.

Định luật 80-20:
Định luật 80-20:
thiết yếu thì ít mà tầm thường
thiết yếu thì ít mà tầm thường
thì nhiều
thì nhiều
(
(
There will be the vital few and trivial
There will be the vital few and trivial
many
many
).
).

(c) Nguyen Duy Long & L
uu Truong Van 2004
7
HTTT QLDA: Sự Cần Thiết
HTTT QLDA: Sự Cần Thiết

Vì thế, một hệ thống để
Vì thế, một hệ thống để
thu thập
thu thập
,
,
sắp xếp
sắp xếp
và
và
phân phối
phân phối
thông tin là cần thiết cho mỗi DA.
thông tin là cần thiết cho mỗi DA.

HTTT QLDA chính xác và hoàn chỉnh phải thiết
HTTT QLDA chính xác và hoàn chỉnh phải thiết
lập để tạo nền tảng cho dự án vận hành.
lập để tạo nền tảng cho dự án vận hành.

HTTT QLDA là nơi lưu trữ nhưng thông tin cần
HTTT QLDA là nơi lưu trữ nhưng thông tin cần
thiết cho việc hoạch định, tổ chức, hướng dẫn,
thiết cho việc hoạch định, tổ chức, hướng dẫn,
và kiểm soát dự án hiệu quả cũng như cung cấp
và kiểm soát dự án hiệu quả cũng như cung cấp
cho các bên liên quan (stakehold
cho các bên liên quan (stakehold
ers)
ers)
một “kho”
một “kho”
thông tin về tình trạng của dự án.
thông tin về tình trạng của dự án.

(c) Nguyen Duy Long & L
uu Truong Van 2004
8
HTTT QLDA: Định Nghĩa
HTTT QLDA: Định Nghĩa

Một HTTT điện tử để quản lý chi phí, tiến độ,
Một HTTT điện tử để quản lý chi phí, tiến độ,
hoạch định, báo cáo, dự báo và kiểm soát hầu
hoạch định, báo cáo, dự báo và kiểm soát hầu
hết các khía cạnh của DA.
hết các khía cạnh của DA.

Bao gồm nhiều công cụ và kỹ năng (cả bằng tay
Bao gồm nhiều công cụ và kỹ năng (cả bằng tay
lẫn tự động) dùng để thu thập, phân tích, và
lẫn tự động) dùng để thu thập, phân tích, và
cung cấp các kế hoạch và thành quả của QLDA.
cung cấp các kế hoạch và thành quả của QLDA.

(c) Nguyen Duy Long & L
uu Truong Van 2004
9
HTTT Trong Hệ Thống QLDA
HTTT Trong Hệ Thống QLDA
Hệ Thống
Hệ Thống
QLDA
QLDA
Văn Hoá
Văn Hoá
Kiểm Soát
Kiểm Soát
Thông Tin
Thông Tin
Nhân Sự
Nhân Sự
H
H
ỗ
ỗ
Trợ từ
Trợ từ
Tổ Chức
Tổ Chức
Hoạch
Hoạch
Định
Định
Nguồn: Cleland và Ireland, 2002
HTTT QLDA

(c) Nguyen Duy Long & L
uu Truong Van 2004
10
HTTT QLDA: Các Loại Thông Tin
HTTT QLDA: Các Loại Thông Tin

Chỉ dẫn của tổ chức hoặc thông tin hổ trợ
Chỉ dẫn của tổ chức hoặc thông tin hổ trợ
•
Sổ tay QLDA, phương pháp QLDA
Sổ tay QLDA, phương pháp QLDA
•
Các chính sách, thủ tục, chỉ thị về DA
Các chính sách, thủ tục, chỉ thị về DA

Thông tin kinh nghiệm (historical information)
Thông tin kinh nghiệm (historical information)
•
Các tập tin từ các DA khác
Các tập tin từ các DA khác
•
Đề cương, luận chứng, hồ sơ thầu của DA trước
Đề cương, luận chứng, hồ sơ thầu của DA trước
•
Ngân sách, tiến độ, các thước đo thực thi kỹ thuật của các DA
Ngân sách, tiến độ, các thước đo thực thi kỹ thuật của các DA
trước
trước

Thông tin về DA hiện thời (current project information)
Thông tin về DA hiện thời (current project information)

Tập tin cũ từ DA hiện thời nhưng không còn cần thiết cho
Tập tin cũ từ DA hiện thời nhưng không còn cần thiết cho
những công việc đang thực hiện
những công việc đang thực hiện
•
Vật liệu đã thay thế
Vật liệu đã thay thế
•
Hồ sơ nhân viên cũ
Hồ sơ nhân viên cũ
•
Hợp đồng đã thanh lý
Hợp đồng đã thanh lý

(c) Nguyen Duy Long & L
uu Truong Van 2004
11
Thông Tin: Các Thuộc Tính
Thông Tin: Các Thuộc Tính

Đúng đắn (accurate)
Đúng đắn (accurate)

Chính xác (precise)
Chính xác (precise)

Đáng tin cậy (reliable)
Đáng tin cậy (reliable)

Mức độ chi tiết (level of detail)
Mức độ chi tiết (level of detail)

Các đồ họa, hình ảnh, và minh họa khác
Các đồ họa, hình ảnh, và minh họa khác

Toán học và các con số
Toán học và các con số

(c) Nguyen Duy Long & L
uu Truong Van 2004
12
Nhu Cầu Thông Tin
Nhu Cầu Thông Tin
Các Bên
Các Bên
Loại Thông Tin Cần
Loại Thông Tin Cần
Chủ đầu tư/Khách
Chủ đầu tư/Khách
hàng
hàng


•
Tình trạng và tiến triển của DA
Tình trạng và tiến triển của DA
•
Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ
Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ
thuật
thuật
•
Khó khăn trong việc thực hiện các mục tiêu của
Khó khăn trong việc thực hiện các mục tiêu của
DA
DA
Lãnh đạo công ty
Lãnh đạo công ty


•
Tình trạng và tiến triển của DA
Tình trạng và tiến triển của DA
•
Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ
Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ
thuật
thuật
•
Các thay đổi về nhu cầu tài nguyên
Các thay đổi về nhu cầu tài nguyên
•
Khó khăn trong việc thực hiện các mục tiêu của
Khó khăn trong việc thực hiện các mục tiêu của
DA
DA

(c) Nguyen Duy Long & L
uu Truong Van 2004
13
Nhu Cầu Thông Tin
Nhu Cầu Thông Tin
Các Bên
Các Bên
Loại Thông Tin Cần
Loại Thông Tin Cần
Giám Đốc DA
Giám Đốc DA
•
Tình trạng và tiến triển của DA
Tình trạng và tiến triển của DA
•
Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ
Các thay đổi quan trọng về chi phí, tiến độ, hay kỹ
thuật
thuật
•
Các thay đổi về nhu cầu tài nguyên
Các thay đổi về nhu cầu tài nguyên
•
Các yêu cầu mới hay các thay đổi về tiêu chí kỹ
Các yêu cầu mới hay các thay đổi về tiêu chí kỹ
thuật
thuật
•
Giải quyết vấn đề hay chậm trể trong các quyết
Giải quyết vấn đề hay chậm trể trong các quyết
định quan trọng
định quan trọng
Trưởng phòng
Trưởng phòng
chức năng
chức năng
•
Tình trạng và tiến triển của các phần tương ứng
Tình trạng và tiến triển của các phần tương ứng
của họ
của họ
•
Các thay đổi về thiết kế hay tiêu chí kỹ thuật thuộc
Các thay đổi về thiết kế hay tiêu chí kỹ thuật thuộc
trách nhiệm của họ
trách nhiệm của họ
•
Yêu cầu tài nguyên phát sinh thuộc trách nhiệm
Yêu cầu tài nguyên phát sinh thuộc trách nhiệm
của họ
của họ

(c) Nguyen Duy Long & L
uu Truong Van 2004
14
Nhu Cầu Thông Tin
Nhu Cầu Thông Tin
Các Bên
Các Bên
Loại Thông Tin Cần
Loại Thông Tin Cần
Thành Viên DA
Thành Viên DA
•
Tình trạng và tiến triển của DA
Tình trạng và tiến triển của DA
•
Các thay đổi về mục tiêu DA
Các thay đổi về mục tiêu DA
•
Các yêu cầu mới cho dự án
Các yêu cầu mới cho dự án
•
Giải quết vần đề
Giải quết vần đề
•
Thay đổi về phân công công việc
Thay đổi về phân công công việc

Xem chi tiết: Hệ thống thông tin quản lý dự án