Trờng hợp 2: Hàng hoá là các sản phẩm phi vật chất thì quy trình luân
chuyển chứng từ theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 02: Quy trình luân chuyển chứng từ
2.1. Chứng từ
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm trớc và năm nay
+ Các hợp đồng đã ký kết về cung cấp hàng hoá và dịch vụ. Đây là thoả
thuận của doanh nghiệp và khách hàng về loại hàng hoá và dịch vụ mà doanh
5
Nhu cầu
cung cấp
dịch vụ
Nhu cầu
cung cấp
dịch vụ
Bộ
phận
kinh
doanh
Bộ
phận
kinh
doanh
Thủ trư
ởng hoặc
kế toán
trưởng
Thủ trư
ởng hoặc
kế toán
trưởng
Ghi sổ
doanh
thu và
các sổ
khác
Ghi sổ
doanh
thu và
các sổ
khác
Cung
cấp
dịch vụ
Cung
cấp
dịch vụ
Ký duyệt
hoá đơn
dịch vụ
Ký duyệt
hoá đơn
dịch vụ
Lập
chứng
từ bán
hàng
Lập
chứng
từ bán
hàng
Bộ phận
cung cấp
dịch vụ
Bộ phận
cung cấp
dịch vụ
Kế
toán
bán
hàng
Kế
toán
bán
hàng
Lưu
chứng từ
Lưu
chứng từ
Thủ
quỹ
Thủ
quỹ
Thu
tiền
Thu
tiền
nghiệp cung cấp. Đây là văn bản pháp lý để quy định rõ quyền và nghĩa vụ của các
bên tham gia ký kết hợp đồng.
+ Các đơn đặt hàng của các khách hàng
+ Hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của ngời bán
+ Biên bản quyết toán, thanh lý hợp đồng kinh tế; biên bản quyết toán cung
cấp hàng hoá dịch vụ.
+ Phiếu thu, giấy báo có của Ngân hàng kèm theo các văn bản sao kê, sổ
phụ của Ngân hàng
+ Các chứng từ liên quan đến vận chuyển hàng hoá, thành phẩm
2.2. Sổ sách
+ Nhật ký bán hàng
+ Các sổ sách hạch toán chi tiết các khoản phải thu
+ Nhật ký thu tiền hoặc bảng kê số 1
+ Sổ hạch toán hàng tồn kho
+ Sổ cái tài khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
2.3. Hệ thống tài khoản sử dụng
o Vốn bằng tiền 111,112
o Các khoản phải thu 131,138
o Hàng tồn kho 152
o Doanh thu bán hàng 511
o Giá vốn hàng bán 632
o Chi phí bán hàng 641
o Chi phí quản lý doanh nghiệp 642
o Các tài khoản khác 531,532,3331,139,711,004
2.4. Sơ đồ hạch toán kế toán
Sơ đồ 03: Kế toán doanh thu bán hàng và thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp
TK 511 TK 111, 112, 131
Doanh thu bán hàng
6
Sơ đồ 04: Theo phơng thức bán hàng trực tiếp
TK 511 TK 111, 112, 131
Doanh thu bán hàng TK 641
Hoa hồng phải trả
TK 3331
VAT phải nộp
Sơ đồ 05: Theo phơng thức bán hàng trả góp
TK 511 TK 111, 112, 131
Doanh thu bán hàng
TK 3331
VAT phải nộp
TK 515
Lãi trả góp
Sơ đồ 06: Đối với các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán trả lại, doanh thu
trả trớc và dự phòng phải thu khó đòi.
TK 111,112,131 TK 521,531,532 TK 511 TK 111,112
Chiết khấu, giảm Kết chuyển các khoản Doanh thu nhận ngay
7
giá hàng bán giảm trừ doanh thu TK 3387
Doanh thu Doanh thu
Kỳ này Nhận trớc
TK131 TK 642
DT cha thu
TK 3331 Xử lý
nợ phải thu
VAT
phải nộp
TK 711 TK 139
Hoàn nhập dự Lập
Phòng nợ khó đòi dự phòng
3. Chức năng của chu trình bán hàng thu tiền
Bán hàng- thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá, quá trình
trao đổi hàng tiền và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền. Hàng hoá
và tiền tệ ở đây đợc xác định theo bản chất kinh tế của chúng. Hàng hoá là những
tài sản hay dịch vụ chứa đựng và có thể bán đợc. Tiền tệ là phơng thức thanh toán
nhờ đó mà mọi quan hệ giao dịch thanh toán đợc giải quyết tức thời.
Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phơng thức thực
hiện mục đích này rất đa dạng. Mỗi loại hình doanh nghiệp có cơ cấu chức năng
và chứng từ về bán hàng, thu tiền có đặc điểm khác nhau. Song, chung nhất chu
trình bán hàng- thu tiền đều bao gồm các chức năng chính sau:
Xử lý đơn đặt hàng
Công việc này thờng đợc thực hiện bởi bộ phận bán hàng. Về mặt pháp lí
đơn đa đặt hàng là một lời đề nghị mua hàng hay cung cấp dịch vụ theo một phơng
thức cụ thể. Đơn đặt hàng cần phải đợc kiểm tra tính có thực, kiểm tra các điều
kiện và khả năng đáp ứng nh: giá bán, số lợng, ngày giao hàng, địa điểm giao hàng
cũng nh phơng thức thanh toán.
Kiểm soát tín dụng và phê chuẩn phơng thức bán hàng
8
Trớc khi hàng hoá đợc chuyển đi thì ngời có đủ thẩm quyền (trởng phòng
kinh doanh, giám đốc tiêu thụ, bộ phận kiểm soát tín dụng) phải xem xét khả năng
thanh toán của khách hàng rồi mới phê chuẩn phơng thức bán hàng trả chậm và ph-
ơng thức thanh toán để hạn chế đến mức tối đa các khoản nợ khó đòi phát sinh sau
này. Thông thờng với mỗi khách hàng thờng xuyên thờng có hồ sơ theo dõi riêng
về khả năng thanh toán để xác định một mực tín dụng hạn mức cho phép, nếu vợt
quá mức giới hạn đó thì không đợc chấp nhận. Đối với khách hàng mới thì bộ phận
tín dụng hoặc ngời giám sát tín dụng của phòng bán hàng phải có trách nhiệm tìm
hiểu và xác định giới hạn tín dụng để lu vào hồ sơ khách hàng.
Vận chuyển thành phẩm và hàng hoá
Chức năng vận chuyển thành phẩm, hàng hoá phản ánh tài sản của doanh
nghiệp đợc chuyển cho khách hàng và quyền sở hữu Tài sản đợc chuyển cho khách
hàng. Nó là công cụ để ghi nhận Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp. Chứng từ
vận chuyển đợc lập tại thời điểm hàng hoá thành phẩm xuất ra khỏi doanh nghiệp
và phải phù hợp với số lợng sản xuất thực tế.
Gửi hoá đơn và ghi sổ doanh thu
Chức năng này do bộ phận kế toán thực hiện. Khi thực hiện các nghiệp vụ
bán hàng cần đảm bảo rằng tất cả các đợt giao hàng đều phải đợc lập hoá đơn và
chỉ đợc lập hoá đơn đối với các nghiệp vụ giao hàng thực sự xảy ra. Nghiệp vụ giao
hàng phải đợc lập hoá đơn theo giá chuẩn đợc phê duyệt. Số tiền ghi trên hoá đơn
phải đợc tính toán chính xác, các hoá đơn bán hàng phải đợc ghi sổ doanh thu
đúng thời điểm mà nghiệp vụ đó phát sinh.
Xử lí ghi sổ các khoản phải thu
Tiền mặt phải đợc ghi vào sổ Nhật kí thu tiền, còn các khoản phải thu từ
khách hàng thì theo dõi trên sổ chi tiết theo dõi các khoản phải thu theo đúng số
tiền và đúng thời kì.
Xử lí các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại phải đợc phê chuẩn
bởi ngời có thẩm quyền trớc khi chính thức ghi sổ và phải ghi sổ kịp thời, đầy đủ.
9
Thẩm định và xóa sổ các khoản phải thu nhng không thu đợc
Công việc này thực hiện trong trờng hợp khách hàng không có khả năng
thanh toán. Việc xoá sổ phải đợc thực hiện theo đúng quy định vè chế độ tài chính
kế toán hiện hành.
Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi
Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh, trớc khi khoá sổ tài
khoản và chuẩn bị lập BCTC, doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá các khoản phải
thu có khả năng không thu hồi đợc, lập dự phòng các khoản này và đa vào chi phí
hoạt động của doanh nghiệp. Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi nhằm mục
đích đề phòng những tổn thất khi có rủi ro xảy ra, hạn chế những đột biến về kết
quả kinh doanh của một kỳ kế toán.
Với những chức năng trên, mỗi bộ phận trong doanh nghiệp sẽ đảm nhận
từng phần việc cụ thể. Thông qua việc phân chia nhiệm vụ, ngời quản lí doanh
nghiệp có thể nắm bắt đợc các thông tin về nghiệp vụ bán hàng.
Vì thế với các nhiệm vụ xác minh và bày tỏ ý kiến về các thông tin tài chính
nói chung và các thông tin về chu trình bán hàng- thu tiền nói riêng thì KTV không
thể không xem xét những đặc điểm cơ bản của chu trình và ảnh hởng của nó tới
việc lập kế hoạch và sử dụng các kỹ thuật kiểm toán sao cho có hiệu quả.
4. Kiểm soát nội bộ với chu trình bán hàng- thu tiền
Để đạt đợc mục tiêu đề ra của quản lý, doanh nghiệp phải thiết lập cơ chế
kiểm tra kiểm soát nhằm theo dõi, giám sát thờng xuyên các hoạt động, kịp thời
phát hiện các sai sót, sửa chữa và không ngừng nâng cao hiệu năng, hiệu quả. Theo
Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống
chính sách và thủ tục có chức năng thờng xuyên là trên cơ sở xác định rủi ro có thể
xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có
hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của đơn vị.
Chu trình bán hàng- thu tiền có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định kết
quả kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời tồn tại nhiều rủi ro tiềm tàng trong bản
10
thân các nghiệp vụ kinh tế nên một hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng-
thu tiền hữu hiệu là cần thiết. Các mục tiêu kiểm toán bán hàng- thu tiền cần đợc
thực hiện qua các trắc nhiệm đạt yêu cầu và trắc nhiệm độ tin cậy.
Trong chu trình bán hàng- thu tiền, công việc bán hàng và thu tiền là một
quá trình chuyển quyền sở hữu đối với hàng hoá, dịch vụ và tiền tệ giữa ngời mua
và ngời bán gắn với lợi ích kinh tế và trách nhiệm pháp lý của mỗi bên nên công
việc kiểm soát nội bộ (KSNB) cần đợc thực hiện chặt chẽ. Hơn nữa, những công
việc KSNB chủ yếu có liên quan với nhau. Vì vậy, những công việc KSNB chủ yếu
và các trắc nhiệm đạt yêu cầu tơng ứng cần đợc xác định cụ thể. Theo đó KSNB
phải đảm bảo đợc tính đồng bộ của chứng từ, việc đánh số trớc các chứng từ, việc
phân tách nhiệm vụ trong công tác kế toán và việc xét duyệt phê chuẩn các nghiệp
vụ bán hàng và thu tiền.
Kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ bán hàng
Sự đồng bộ về sổ sách
Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ sách phải kiểm soát đợc tối đa
các nghiệp vụ bán hàng. Tuy nhiên, mọi đơn vị đợc quyền lựa chọn các hình thức
kế toán và các phơng thức kế toán cho phù hợp với Doanh nghiệp mình nên hệ
thống sổ sách kế toán sử dụng trong các đơn vị khác nhau là khác nhau.
Việc đánh số thứ tự các chứng từ
Sử dụng chứng từ có đánh số trớc theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa đề
phòng đợc việc bỏ xót, dấu diếm vừa tránh đợc việc trùng lặp các khoản phải thu,
các khoản ghi sổ với khách hàng.
Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho ngời mua
Các công ty có nghiệp vụ bán hàng và thu tiền với quy mô lớn, thông thờng
hàng tháng có sự tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán với các khoản
đã thu tiền, các khoản phải thu để kiểm soát công việc bán hàng và thu tiền. Để
11
đảm bảo tính khách quan trong xác nhận, các bảng cân đối này có thể phân công
cho ngời không có liên quan lập ra và gửi qua bu điện để ngời mua dễ dàng trả lời.
Việc xét duyệt và phê chuẩn các nghiệp vụ bán hàng
KSNB phải tập trung vào 3 điểm chủ yếu:
+ Bán chịu, bán trả chậm hoặc các chế độ bán hàng hoặc đợc duyệt y trớc
khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng.
+ Hàng bán chỉ đợc vận chuyển sau khi đã đợc phê chuẩn với đầy đủ các
chứng từ đi kèm.
+ Giá bán hàng phải đợc duyệt trong đó các chi phí vận chuyển, các hàng
giảm giá, bớt giá và điều kiện thanh toán phải đợc thoả thuận trớc vì các khoản này
có ảnh hởng trực tiếp đến việc tính giá bán hàng.
Phân tách nhiệm vụ đầy đủ và tổ chức công tác tài chính kế toán
Việc cách ly đầy đủ trách nhiệm là công việc trọng yếu trong KSNB nhằm
ngăn ngừa những sai sót và gian lận trong lĩnh vực bán hàng và thu tiền.
Tính độc lập của ngời kiểm tra, kiểm soát trong việc thực hiện kiểm soát
Đây là yếu tố chủ yếu phát huy nội lực của KSNB. Thông thờng nếu sử
dụng KTV nội bộ hoặc kiểm soát viên nội bộ chuyên trách sẽ đảm bảo cho việc
kiểm soát, xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền phục vụ tốt cho các
mục tiêu kiểm toán.
Trong những trờng hợp khác nếu các nhân viên kế toán kiêm nhiệm làm
công tác KSNB phải bảo đảm nguyên tắc Bất kiêm nhiệm (cách ly trách nhiệm
giữa công việc kế toán với công việc đợc giao kiểm tra, kiểm soát).
Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền
Cách thức và trình tự dự kiến các trắc nhiệm cho nghiệp vụ thu tiền cũng t-
ơng tự nh cách thức và trình tự cho các nghiệp vụ bán hàng. Cụ thể, với mỗi mục
tiêu kiểm toán nghiệp vụ nói chung cần có những công việc KSNB chủ yếu tơng
đơng.
12
Để thực hiện mục tiêu riêng các khoản thu tiền đợc ghi sổ thực tế đã nhận
(Mục tiêu tính hiệu lực, tính có thật). KSNB phải phân tách nhiệm vụ giữa ngời giữ
tiền và ngời ghi sổ.
Bên cạnh đó, phải thờng xuyên đối chiếu với số d trên tài khoản tiền gửi
ngân hàng. Để xác minh mục tiêu trên KSNB có đạt đợc hay không? KTV thực
hiện thủ tục thẩm tra hoặc quan sát việc phân tách nhiệm vụ giữa ngời giữ tiền và
ngời giữ sổ.
Đối với mục tiêu riêng, mục tiêu đặc thù tiền mặt thu vào đã đợc ghi đầy đủ
vào sổ quỹ và các nhật ký thu tiền KSNB cần phân tách nhiệm vụ giữa ngời giữ
tiền và ngời ghi sổ, phải sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bản kê tiền mặt có đánh
số trớc kèm theo quy định cụ thể về chế độ báo cáo nhận tiền một cách kịp thời.
Đối với mục tiêu về tính đợc phép thì KSNB thực hiện các chính sách cụ thể
cho việc thanh toán trớc hạn, duyệt các khoản chiết khấu, đối chiếu chứng từ gốc
và ký duyệt phiếu thu tiền.
Đối với mục tiêu riêng các khoản tiền thu vào đã ghi sổ đều phù hợp với giá
bán (mục tiêu định giá chi tiết đối với nghiệp vụ thu tiền). Để thực hiện mục tiêu
trên thì KSNB phải theo dõi chi tiết các khoản tiền thu đợc với các chứng từ bán
hàng. Bên cạnh đó, đối chiếu đều đặn với ngân hàng về các khoản tiền thu đợc qua
tài khoản tiền gửi ngân hàng.
Đối với mục tiêu các khoản tiền thu đợc đều đợc phân loại đúng đắn. KSNB
phải thiết kế hệ thống kế toán với sơ đồ tài khoản kế toán chi tiết quy định quan hệ
đối ứng trong các nghiệp vụ thu tiền.
Đối với mục tiêu các khoản tiền thu đợc đều vào sổ quỹ, sổ cái tổng hợp các
tài khoản 112, 111 chính xác thì KSNB cần tách nhiệm vụ ghi sổ với nhiệm vụ đối
chiếu định kỳ cũng nh việc rà soát nội đối với công tác chuyển sổ, cộng dồn.
II. quy trình Kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền
1. Vị trí của kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toán Báo cảo
tài chính
13
BCTC là tấm gơng phản ánh tình hình tài chính của một doanh nghiệp tạo
một thời điểm nhất định và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp đó trong một
khoảng thời gian nhất định.
Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA số 700 : Báo cáo kiểm toán phải
nêu rõ ý kiến của KTV và công ty kiểm toán về các BCTC trên phơng diện
phản ánh (hoặc trình bày) trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu,
trên phơng diện tuân thủ các chuẩn mực và chế độ Kế toán hiện hành (hoặc
chấp nhận ) và việc tuân thủ các quy định pháp lý có liên quan.
Chu trình bán hàng- thu tiền là một chu trình tơng đối phức tạp với số lợng
nghiệp vụ phát sinh lớn và liên quan nhiều chỉ tiêu trên BCTC. Chu trình bán hàng-
thu tiền là một phần của cuộc kiểm toán. Nó có mối quan hệ mật thiết với các chu
trình khác vì vậy, khi kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền nhất thiết phải kết hợp
kết quả kiểm toán của các chu trình khác.
Sơ đồ 08: Mối quan hệ giữa chu trình bán hàng- thu tiền với các chu trình khác
trong quá trình sản xuất kinh doanh.
2. Mục tiêu kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền
Đối với bất kỳ cuộc kiểm toán nào, các mục tiêu đặt ra nhằm cung cấp một
chiến lợc để giúp KTV tập hợp đầy đủ bằng chứng cần thiết bảo đảm cho cuộc
kiểm toán đi đúng hớng và mang lại hiệu quả.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200: Mục tiêu của kiểm toán
BCTC là giúp cho KTV và công ty kiểm toán đa ra ý kiến xác nhận rằng
14
Chu trình
bán hàng
-
thu tiền
Chu trình
bán hàng
-
thu tiền
Chu trình
huy động
- hoàn
trả vốn
Chu trình
huy động
- hoàn
trả vốn
Chu trình
mua vào-
thanh
toán
Chu trình
mua vào-
thanh
toán
Chu trình
Tiền lư
ơng và
nhân sự
Chu trình
Tiền lư
ơng và
nhân sự
Chu trình hàng tồn kho
Chu trình hàng tồn kho
Tiền
Tiền
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét